Waarom ben jij toch altijd de klos bij het jaarlijkse congres? Omdat je het zo goed kunt organiseren! Hoogste tijd voor een grandioze mislukking.

Nederland is een congresland. Geen week, geen dag, nog geen uur gaat er voorbij, of er is wel ergens een groot congres, een workshop, seminar, of conferentie. Ik loop er in een jaar ook heel wat af, soms als passieve, soms als actieve participant.

Veel bijeenkomsten zijn geslaagd, leerzaam, vermakelijk. Maar soms is het ook heel erg.

Achter het geheim van een geslaagd congres ben ik nog niet gekomen. Maar ik weet inmiddels wel hoe je een congres grandioos in de soep kunt laten lopen. Hier mijn 14 tips voor een mislukt congres.

1. Bedenkt een modieus en nietszeggend thema

Bijvoorbeeld: “De uitzendbranche in 2020: op naar een innovatieve en duurzame toekomst”. Of: “De klant centraal”. Nog korter: “Transparantie 3.0” . Zo weet je zeker dat geen van de sprekers zich iets van het thema zal aantrekken en het publiek bij voorbaat weinig van het congres verwacht.

2. Nodig een willekeurige topman uit

Een topman van een AEX-fonds of een bekend familiebedrijf doet het altijd goed op de uitnodiging. Ga vooral niet van te voren afstemmen waar hij (of zij) het over gaat hebben. Laat de ceo of cfo gewoon lekker leeglopen over het eigen bedrijf.
Hij mag eerst een half uur vullen met organogrammen van de eigen organisatie, de nieuwe strategie en hoe die tot stand is gekomen. Liefst met halverwege een nietszeggend maar buitengewoon professioneel gemaakt bedrijfsfilmpje, dat pas na meerdere pogingen start.

3. Geef iedereen evenveel spreektijd

Wat maakt het uit of iemand een goede of slechte spreker is? Wat maakt het uit of hij iets interessants te vertellen heeft? Het maken van een programma is zoveel makkelijker als iedereen evenveel spreektijd krijgt. De een kan zijn saaie verhaal wel wat rekken, de andere laat gewoon zijn interessante conclusie weg. Niets aan de hand, toch?

4. Huur een theater of bioscoop

Diepe stoelen waar het publiek lekker in weg kan dutten, een hoog podium zodat interactie tussen zaal en spreker minimaal is, gedimd zaallicht en fel podiumlicht, zodat de spreker zijn publiek niet kan zien. Dat zijn de trucs om die vervelende interactie met de zaal te voorkomen. Zo sluit je zo goed als uit dat het publiek op het randje van de stoel zit en dat er iets gebeurt dat het publiek de volgende ochtend nog heeft onthouden.

5. Zorg voor een paneldiscussie zonder discussie

Wat is een congres zonder panel? Zorg dat er geen echte discussie kan ontstaan door vooral mensen met een belangrijke functie uit te nodigen, die elkaar al vaak zijn tegengekomen in hun professionele leven. Zij zullen elkaars standpunten reeds kennen, en weigeren elkaar in het openbaar af te vallen. Saaiheid gegarandeerd!

6. Zet panelleden naast elkaar

Een rechthoekige tafel, daarachter een paar stoelen recht naast elkaar, tafelkleedje erop en een gordijntje voor de benen van de panelleden; de paneldiscussie kan beginnen. Nou ja, discussie, het grote voordeel van deze politbureau-opstelling is dat de panelleden elkaar niet aankijken.
Ze zullen daardoor niet op elkaar reageren, maar met matte blik de zaal inkijken, wachtend tot de dagvoorzitter hen een vraag stelt. Zo blijft het overzichtelijk eenrichtingsverkeer, zonder die slordige dynamiek van een geslaagde discussie.

7. Eet de pauze op

Netwerken is leuk en belangrijk, en ongetwijfeld de echte reden waarom er mensen op je congres zijn af gekomen. Maar sprekers zijn belangrijker. Als zij hun spreektijd overschrijden kort je gewoon de pauze in. Even snel een gras cola achteroverslaan, een snel toiletbezoek, en dan allemaal terug de zaal in. Netwerken doen ze maar ergens anders.

8. Doe geen soundcheck

Alle sprekers krijgen een microfoon opgespeld, en de dagvoorzitter krijgt er een in zijn hand. Maar van tevoren controleren of iedereen achter in zaal verstaanbaar is, of het geluid gaat rondzingen als de spreker over het toneel kuiert, of de micro’s aanstaan en of er nog batterijen inzitten, is helemaal niet nodig. Laat het er maar op aankomen, de geluidsman verzint wel wat als het mis gaat.

9. Zorg voor ingewikkelde stemsystemen

Handopsteken is zoooo 2001! Tegenwoordig stemmen we over stellingen via de smartphone. Nodig een jong bedrijfje uit dat, via een buitengewoon ingewikkelde procedure, waarbij de aanwezigen lange tijd met hun telefoontje moeten stoeien, de mening van het publiek peilt.
Nee, dat is niet handiger, sneller, efficiënter of minder irritant dan simpel handopsteken, maar wel onvergelijkbaar veel hipper. O ja, zorg er daarbij voor dat er op de locatie geen WiFi is en het 3G-netwerk nauwelijks bereik heeft.

10. Vertoon ruwe twitter-feed op het scherm

Kies een extra lange hashtag (bijvoorbeeld: #transparatievoordeklant2013) en laat het publiek tijdens de presentaties lekker twitteren. Dan luisteren ze tenminste niet naar het verhaal van de spreker.

Stream deze tweets ongecontroleerd naar een groot scherm. De spreker zal er door worden afgeleid, de zaal gaat vooral letten op spelfouten en de grapjas die schuttingtaal gebruikt krijgt een mooi podium op het keurige congres.

11. Kies toffe locatie

Slechte akoestiek? Koude voeten? Rottige stoeltjes? Pilaren die het zicht op de spreker belemmeren? Het maakt niks uit, want je hebt wel mooi een congres op een bijzondere plek weten te organiseren. In een onverwarmde kerk, een oude bunker, een feesttent midden op de Maasvlakte, een oude jumbojet. Geweldig!

12. Laat je verrassen door de powerpoints

Je zou alle sprekers kunnen vragen van tevoren hun powerpointpresentatie in te sturen. Je zou dan kunnen checken of de presentatie technisch deugt, of de sprekers zich aan het onderwerp houden en of ze binnen de tijd zullen blijven. Maar het is veel makkelijker om dat niet te doen. Laat je liever verrassen.

13. Gebruik veel filmpjes

We leven in 2013, de tijd van Youtube en Vimeo. Waarom zou het publiek nog onafgebroken naar de gedachtegang van een originele spreker moeten luisteren, als dat verhaal ook onderbroken kan worden door hergebruikte, van het internet geplukte filmpjes die de helft van de zaal al tig keer heeft gezien?

14. Experimenteer nooit

Dit is wat de bezoekers van uw congres verwachten: een te lange inleiding door de organisator, gevolgd door een te lange inleiding van de dagvoorzitter. Dan een te lange keynote-speech van een bekende spreker die zich niet aan het onderwerp houdt. Vervolgens drie te lange lezingen van ondernemers die vooral over hun eigen bedrijf praten. Dan een te lange paneldiscussie zonder echte discussie. En als afsluiting een professionele congresafsluiter die iets grappigs vertelt, aan de hand van belegen Youtube-filmpjes. Een verlossende borrel na.

Dit is wat men verwacht, dus wijk onder geen voorwaarde van deze opzet af. Anders zou een congres zomaar een succes kunnen worden.

Weet jij nog meer tips voor een grandioos mislukt congres? Ik lees ze graag hieronder!